「Excelの使い方がいまいち分からない」「もっと効率的に仕事を進めたい」と感じていませんか？
多くのビジネスパーソンが日々Excelを使っていますが、実は便利な機能やショートカットを知らないまま、時間のかかる作業を繰り返している人は少なくありません。
結論から言うと、Excelには業務効率を大幅に改善できる“時短機能”が数多く存在します。これらを押さえるだけで、単純作業に費やしていた時間を削減し、本来の業務に集中できるようになります。
この記事では「Excelの使い方｜知って得する便利機能と仕事の時短術7選」として、よく使う関数の活用法、入力や編集を素早く行うショートカット、データを見やすく整理する便利機能、作業を自動化できる基本的な設定といった“即効性のあるテクニック”を厳選して紹介します。初心者の方でも実践できる比較的簡単で初歩的な内容になっているので、今日からすぐに業務効率化に役立ててください。
Excelの使い方をマスターするメリット
業務効率が大幅に改善される
ショートカットやフィルター、ピボットテーブルなどの基本機能を正しく使うと、同じ作業でも必要なクリック数や操作回数が減り、処理時間が短縮されます。便利な機能があまりにも多すぎてすべてを網羅するのは大変なので、まずは自分が今行っている作業に役立つ機能を厳選して覚えるのが効率的です。
ミスを減らし正確性が高まる
今回は紹介していませんが、テーブル機能でデータを構造化し、名前の定義で範囲名を使うと、行と列の増減を自動的に追従して整合性を保ってくれるので、参照のズレやコピペ由来のミスが起きにくくなります。
このように、Excelを使いこなすと処理時間の短縮だけでなく作業精度の向上にもつながるため、難しそうだと忌避せずに様々な機能を試してみるのをおすすめします。
残業削減や生産性向上につながる
条件付き書式で異常値を即座に発見し、ピボットテーブルやグラフを使用して集計・可視化までExcel内で完結させることができるので、報告資料作成などにも非常に有効です。
Excelの使い方｜知って得する便利機能と仕事の時短術7選
よく使う関数を押さえて業務効率アップ
SUM・AVERAGE・IFなど基本関数の活用法
合計のSUM、平均のAVERAGE、条件分岐のIFなどは、集計業務において特に頻出する関数です。例えば売上の合計・平均、閾値による判定、閾値超過時のメッセージ表示など、最小限の関数だけでも報告用集計は十分に作成可能です。関数の引数やエラーの扱いは公式の関数ページに明確なサンプルがあるので、迷ったら確認する癖をつけると良いと思います。
また、Excelの数式タブにある関数の挿入から関数の検索ができるので、簡単なものならネットで検索せずにこの機能だけで使えるようになります。
XLOOKUPで検索作業を効率化
少し複雑な関数になりますが、XLOOKUPという関数が非常に便利です。
昔からあるVLOOKUPは「検索列が先頭」「左方向に参照できない」などの制約がありましたが、新しいXLOOKUPなら左・右どちらの列も参照可能で、見つからない場合の処理を指定することもできるので、とりあえずXLOOKUPの使い方を覚えるのがおすすめです。
以下にXLOOKUPの使い方を書いているので、わからない方は一度参照してみてください。
ショートカットキーで入力・編集をスピード化
よく使うショートカット10選
・コピー Ctrl+C と貼り付け Ctrl+V
・ひとつ前の操作と取り消して元に戻す Ctrl+Z と元に戻した操作を再度進める Ctrl+Y
・フィルターのオン/オフを切り替える Ctrl+Shift+L
・日付の入力 Ctrl+; と時刻の入力 Ctrl+Shift+:
・セル移動の高速化には Ctrl+矢印、範囲選択には Ctrl+Shift+矢印
・行を範囲選択 Shift+Space、列を範囲選択 Ctrl+Space
これらはExcel作業全般で常時使用される機能なので、ショートカットキーを覚えることで作業スピードが格段に向上します。
以下で便利なショートカットキーをさらに紹介しているので、気になる方は見てみてください。
フィルター機能でデータを瞬時に整理
フィルター機能を使えば、データの並べ替え・条件での絞り込みを複数条件を組み合わせて実行することができるので、目的に合わせて絞り込みの粒度を細かく設定することで必要なデータのみを抽出することが可能です。
条件付き書式で重要データを見やすく強調
閾値や大小関係で色分けして異常値や傾向を瞬時に把握できたり、特定の文字列が含まれるデータのみを強調したりできます。色分けによる可視化というのが、色フィルター機能と組み合わせて使用できるため非常に効果的です。
以下でもう少し詳しく条件付き書式の使い方を解説しているので、見てみてください。
ピボットテーブルで大量データを分析
ドラッグ＆ドロップで「行×列×値」に何を設定するか自由かつ簡単に組み替えることができ、合計・平均・件数などの集計表が一瞬で作れます。また、データモデルやリレーションを使えば、複数テーブルを横断するような少し複雑な分析も可能です。データ分析では目的に合致する集計方法を模索するために集計項目の変更や集計方法の修正を何度も繰り返すことがあるため、それを簡単に組み替えることができるこの機能は非常に重宝します。
以下にピボットテーブルの使い方をもう少し細かく紹介しているので、初めて使う際は覗いてみてください。
セルの書式設定で資料の見やすさを向上
数値・通貨・日付などの表記ゆれは、セルの表示形式から統一することができます。セルの範囲選択のショートカットキーで表示形式を統一する範囲を指定し、ショートカットキー Ctrl+1 で「セルの書式設定」を開いて桁区切り・小数点・通貨記号・日付表示などを設定すれば、複数セルの表示形式を一律で変更することができます。
表示形式が原因で集計や並べ替えがうまくいかなかったり、関数を使用した際にエラーになることもあるので、常に書式を整える癖をつけることをおすすめします。
セルの書式設定について、以下に基礎的なことをまとめています。
マクロの基本で作業を自動化
マクロに対して難しいイメージを持っている人が多いと思いますが、実はマクロには操作内容を記録して自動でコードを作ってくれる機能があります。操作が複雑になるほど精度が落ちるため修正が必要になりますが、簡単かつ定型的な操作ならこの機能だけでマクロ作成が完結します。
Excelの使い方を効率的に学ぶ方法
独学に役立つオンライン教材や書籍
Excelの使い方はネットにたくさん紹介記事が存在するため、お金を使わずに勉強したいならそれらを読んでみると良いかもしれません。
また、MOS（Microsoft Office Specialist）という資格があって、これを取得するとオフィスツールを使いこなせる証明になります。資格なので当然対策教材もあるため、それで勉強して資格も取得すれば自社へのスキルアピールや転職活動にも生かせるのでおすすめです。
よくある挫折ポイントと解決法
複雑な処理になってくると、関数の入れ子や参照ズレで混乱しやすくなります。それらの対策として、まずはテーブル化と今回は紹介していませんが名前の定義という機能で参照を安定させる癖をつけるのがおすすめです。
集計や可視化で行き詰まるときは、ピボットテーブルと条件付き書式のやり方を何度か見直してみると突破口が見つかると思います。
まとめ｜Excelの使い方を身につけて仕事の時短を実現しよう
今日から使える「基本的な関数」「ショートカット」「フィルターと条件付き書式」「ピボットテーブル」「書式設定」「マクロ自動化」を押さえると、Excel作業は確実に速く、正確になります。
今回紹介したもの以外にも、Excelにはたくさんの便利機能があふれています。基本的にはネットで調べれば使い方が出てくるので、最終的には自分が今使いたい機能をその場で調べて使用できるレベルまでExcelを使い慣れるというのを目標に、そのファーストステップとして今回紹介した初歩的な機能をぜひ使用してみてください。